Розрахунок сукупної вартості володіння як оптимізація витрат на ІТ

Більшість українських фірм тільки починають усвідомлювати актуальність планування і зниження витрат, зв'язаних з використанням ІТ (інформаційних технологій). Закономірно з'являється питання: які організаційні і технологічні рішення необхідно застосовувати для контролю за цими витратами? Початкові витрати, які пов'язані з покупкою обчислювальної техніки, - це всього лише вершина айсберга. Яким же чином з'ясувати реальні розміри витрат на зміст інформаційної системи? Методика ТСО Сукупна вартість володіння (TCO - Total Cost of Owneship) це методика, розроблена в кінці 80х компанією Gartner Group для визначення фінансових витрат на володіння комп'ютерами. Ця методика в 1994 р. була усовершенствованна фірмою Interpose, що перетворило її на повноцінну модель аналізу фінансової сторони використання інформаційних технологій. Навіщо потрібна ця методика TCO? Для розрахунку фінансових витрат на ІТ візьмемо бухгалтерську книгу і знайдемо записи, тим або іншим чином пов'язані з ІТ - зарплата співробітників ІТ-відділу, придбання обчислювальної техніки, комплектуючих, витратних матеріалів і так далі З погляду методики TCO це "прямі" або "бюджетні" витрати на ІТ. Проте ще є неявні фінансові витрати на зміст "своєї" інформаційної системи, витрати і втрати, які пов'язані з її функціонуванням і так далі і тому подібне Причому, автори TCO заявляють, що такі витрати складають велику частину сукупної вартості володіння ІТ-інфраструктурою. Ці витрати називаються "Непрямими витратами", і зазвичай перевищують згадані вище "прямі витрати" в 3-5 разів. Тобто фірми витрачають на зміст своїх інформаційних систем значно більше засобів, чим передбачається керівництвом. Чому це відбувається і чи можна оптимізувати витрати на зміст своєї ІТ-інфраструктури? Саме для цих цілей і створена методика TCO. Наочний приклад Для розуміння суті методики розрахунку сукупної вартості володіння, розглянемо для прикладу покупку і експлуатацію автомобіля. Автомобіль можна купити в салоні, заплативши ту або іншу суму. Чи все це витрати? Немає - необхідно ще застрахувати його, оформити документи на право власності, зареєструвати автомобіль в автоінспекції. Далі - експлуатаційні витрати. Зрозуміло, що автомобілю потрібний бензин, масло, тосол, рідина в омиватель. Що ще? Ще доведеться заплатити податки на автотранспорт. Так. Періодично необхідно проходити техобслуговування. Міняти різні "витратні матеріали" (фільтри, свічки, шини, лампи у фарах і ін.). Проходити раз на рік техогляд. Тепер, начебто - все. У рамкам TCO це - "прямі витрати". Їх можна з високою мірою достовірності розрахувати заздалегідь і спрогнозувати на весь час використання автомобіля. Тепер давайте пройдемося по "непрямих витратах". Автомобіль може ламатися – є багато причин, які можуть до цього привести. Потрібно буде лагодити його самостійно (витрачаючи свій час) або везти в сервіс - за гроші. Автомобіль може потрапити в ДТП, його можуть вкрасти на зупинці або на стоянці. ДТП можуть принести шкоду здоров'ю водія, пасажирів і інших учасників руху. Випадкові або умисні порушення ПДД можуть привести до штрафів, конфіскації водійського посвідчення і так далі Всі вищеперелічені випадки віднімуть ваш час і гроші. Ви запізнитеся туди, куди їхали, зірвуться зустрічі, операції і контракти, буде зіпсований відпочинок, когось не зустрінуть з поїзда і літака і так далі Абсолютно ясно, що такі витрати можуть у декілька разів перевищити первинну вартість автомобіля. Деякі з них можна враховувати і навіть розпланувати на майбутнє, деякі передбачити неможливо. Велика частина таких "непрямих витрат" безпосередньо залежить від Вас - від стилю водіння, експлуатації автомобіля, дотримання правил дорожнього руху. Ви скажете - "Вірно! Дорожній рух – досить небезпечна штука. Тому у мене є страховка і гарантія автовиробника". Відмінно. А зараз давайте собі уявимо, що ІТ-інфраструктура Вашої фірми - це розглянутий вище автомобіль. Покупка автомобіля - початкові витрати на впровадження інформаційних технологій, поточні витрати - вони є і там, і там, механік в автосервісі - це Ваш ІТ-відділ або стороння ІТ-компанія. Цілком функціональна аналогія. Тільки невелике але. У Вас немає нічого, що хоч би віддалено нагадувало страховку - немає зовнішніх структур, які можуть застрахувати Вас від фінансових рисок і вірогідних втрат у сфері ІТ. Немає і гарантії на весь "автомобіль", а тільки на деяких з його деталей - в рамках ІТ-інфраструктури Ви можете отримати гарантію виробника тільки на окремі компоненти - комп'ютери, принтери, мережеве устаткування і тому подібне Які витрати враховує TCO? Сподіваюся, приведена вище аналогія зрозуміла. Тепер давайте спробуємо розібратися, що з погляду методики TCO враховується при розрахунку витрат на експлуатацію ІТ-інфраструктури. Спершу розберемо "прямі витрати": Устаткування і програмне забезпечення: о Покупка устаткування - ноутбуки, робочі станції, сервера, периферійні пристрої (монітори, принтери, сканери і ін.), Пристрої зберігання інформації, джерела безперебійного живлення, карти розширення всіх видів, мережеве комунікаційне устаткування (хаби, комутатори і т. д.), кабельна система, устаткування серверної кімнати, клімат-контроль для неї (якщо є). о Придбання програмного забезпечення - все програмне забезпечення, що набуває і оплачуване окремо, включаючи всі види ліцензій, підписка на оновлення для ПО. O Оренда комп'ютерного, комунікаційного і копіює-розмножувального устаткування. O Витрати на комплектуючі (додаткова пам'ять, жорсткі диски, CDROM і т. д.) і витратні матеріали (тонери-картріджи для принтерів і ксероксів, стрічки і диски для резервного копіювання і т. п.). Витрати на IT-персонал: о Зарплати всіх співробітників, зайнятих у сфері інформаційних технологій (включаючи керівництво). о Командировочні витрати, пов'язані з IT-персоналом. O Навчання і сертифікація персоналу. O Аутсорсинг(оплата IT-услуг, що надаються зовнішніми підрядчиками). Витрати на канали зв'язку, сервіси мережі Інтернет і електронного обміну даними: о Абонентська плата за інтернет-підключення і канали зв'язку між офісами, якщо такі є. O Абонентська плата за "Банк-клієнт", додатки електронної комерції і так далі про Зміст Web-сервера (якщо він розміщений на майданчику провайдера), підтримку доменного імені, зовнішніх серверів електронної пошти і інш. O Оплата видаленого доступу співробітників, що працюють поза корпоративною мережею. Тепер розглянемо "непрямі витрати". Формально, сюди потрібно віднести всі витрати, пов'язані з експлуатацією ІТ-інфраструктури, але що не мають статті в бюджеті фірми. Згідно сучасним уявленням про розрахунок сукупної вартості володіння до таких витрат відносяться: Самонавчання користувачів роботі зі своїм комп'ютером і набором програмного забезпечення, навчання колег і допомога ним. Самостійне обслуговування користувачем свого комп'ютера і набору програм - резервне копіювання, відновлення після збою, відладка програм, установка драйверів нових пристроїв і так далі Використання службових комп'ютерів і інформаційних систем для "роботи на сторону", для розваги, ігор і тому подібне Корупційні схеми при покупці устаткування, комплектуючих і витратних матеріалів, замовленні послуг. Простої в роботі інформаційної системи в цілому або окремих її частин, пов'язані з: о недостатньою потужністю (низькою доступністю) або нестійкою роботою компонентів системи; о очікуванням реакції з боку IT-сервиса; о запланованого або позапланового (аварійного) останову системи або окремих її частин. Зазвичай припускають, що кожен користувач корпоративної мережі витрачає не менше 80 робочих годин в рік (10 робочих днів, 2 календарні тижні) на самонавчання і на обслуговування свого комп'ютера. Але практика показує, що цю цифру можна сміливо збільшувати в півтора-два рази. Розрахунок "непрямих" витрат на зміст ІТ-інфраструктури – достатньо складна річ. Для того, щоб в рамках методики TCO врахувати всі перераховані вище пункти, потрібно провести всеосяжний аудит інформаційної системи підприємства. На що слід звернути увагу насамперед? Провести аудит ІТ-інфраструктури (детальний аналіз), виявляючи при цьому вузькі місця (недостатня надійність, доступність або низька продуктивність тих або інших компонентів системи, відсутність резервного копіювання, антивірусного захисту, корпоративних систем захисту інформації і ін.) Проаналізувати всі збої і простої, що трапилися в мережі за вибраний Вами період, акцентуючи свою увагу як на причинах, що привели до останову, так і на діях з його ліквідації. Якщо останов був плановий (регламентні роботи, upgrade і ін.) - Слід з'ясувати, чи виконувалися дані роботи в рамках заздалегідь узгодженого плану, чи були завершені в строк. Якщо в організації існує централізована служба комп'ютерної підтримки (Help Desk або Service Desk) - потрібно проаналізувати швидкість проходження заявок на сервісні роботи і з'ясувати причини, що приводять до затримок в їх виконання. Взагалі кажучи, централізована служба комп'ютерної підтримки повинна функціонувати в рамках міжнародних стандартів (ITIL і/або COBIT). Правильна організація такої сервісної служби - застава ефективної роботи. Слід налагодити стратегічні партнерські відносини з декількома найбільш зручними для Вас постачальниками апаратних і програмних рішень, комплектуючих і витратних матеріалів. Такий підхід дозволить мати єдину схему гарантійного ремонту, прогнозовані терміни постачання товару і так далі. Робота з невеликим числом переважних постачальників дозволяє звести нанівець всякого роду корупційні схеми, отримати офіційні бонуси і преференції як постійних покупців. Необхідно мінімізувати "видову різноманітність" апаратного забезпечення корпоративної мережі. Т. е., потрібно вибрати якогось одного виробника для ноутбуків і робочих станцій, серверів, мережевого устаткування, копіює-розмножувальної техніки. Це дозволить не тільки стандартизувати процеси обслуговування такої техніки, але і відчутно економити на комплектуючих і витратних матеріалах. Частину найбільш типових сервісних робіт варто перевести на ІТ аутсорсинг - віддати на обслуговування стороннім сервісним організаціям. Наприклад, у разі наявності на Вашому підприємстві декількох однотипних АТС або ксероксів буде набагато дешевше передати їх на обслуговування сторонньої організації, чим тримати у себе в штаті відповідного фахівця. Аналогічно вирішується питання з обслуговуванням деяких достатньо широко поширених програм - "1с", "Вітрило" і так далі. Провести атестацію персоналу підприємства на предмет комп'ютерний письменності і перевіряти заявлений рівень такий при прийомі співробітників на роботу. У трудовий договір (контракт) має бути внесений пункт, що стосується відповідальності працівника за неправомірне використання службових робочих станцій і інформаційних систем. Як користуватися методикою TCO Ефективність методики TCO підтверджується часом – вона вже більше 20 років успішно застосовується для аналізу складних інформаційних систем. На сьогоднішній день аудит інформаційних системпо стандартам Gartner Group є одним з найширше вживаних прийомів, що використовуються для вироблення рекомендацій по оптимізації витрат на ІТ. Навіть одноразова оцінка сукупної вартості володіння ІТ-інфраструктурою може підвищити ефективність управління витратами, тим самим збільшуючи ефективність використання ІТ на підприємстві. Якщо облік витрат на ІТ-інфраструктуру по методиці TCO проводитиметься на регулярній основі – це дасть можливість не тільки оптимізувати витрати на зміст і розвиток інформаційних систем, але і привести план розвитку ІТ-інфраструктури у відповідність основним бізнес-целям фірми. Методика розрахунку сукупної вартості володіння досить добре документована, розроблено і продається спеціальне програмне забезпечення (TCO Analyst, TCO Manager, TCO Snapshot Tool і ін.), що Дозволяє враховувати всі описані вище показники. Використання такого ПО дозволяє проводити розрахунки TCO самостійно, без залучення сторонніх ІТ-КОМПАНІЙ. Проте було б дивно припустити, що питання перевірки роботи ІТ-інфраструктури і сервісних слу